Blog

Ergonomia Organizzativa: la chiave per il benessere e l’efficienza del team

04 Luglio 2024
  • Business
  • UX

 

Team Conflux

Condividi l'articolo
04 Luglio 2024
  • Business
  • UX

Chi segue Conflux sa che ci occupiamo di progettazione dell’esperienza utente (UX) per prodotti e servizi digitali

Ma chi ci conosce sa anche che il miglioramento continuo è per noi fondamentale.

Migliorare i nostri processi interni è la base per garantire che tutto funzioni. 

Del resto, se noi lavoriamo bene, questo benessere si ripercuote sul servizio che offriamo ai nostri clienti in quanto un team che lavora in modo efficiente è un team felice e un team felice produce prodotti e servizi di alta qualità.

 

Sarebbe bello se quanto espresso finora fosse soltanto un discorso molto scontato sul benessere aziendale. 

 

In realtà non è sempre così. 

Non tutte le aziende hanno interiorizzato l’ottimizzazione dei propri processi e il benessere del proprio team. 

 

Da cosa dipendono queste differenze?

L’Importanza della Cultura Organizzativa per il Successo Aziendale

Il concetto di cultura d’impresa o organizzativa è preso in prestito dall’antropologia culturale e descrive i processi di socializzazione che avvengono all’interno di famiglie, comunità, scuole, istituzioni religiose, aziende (Williams, 1983). Semplificando, si considera la cultura di un’azienda come se fosse la sua personalità.

 

«La cultura organizzativa è l’insieme coerente di assunti fondamentali che un dato gruppo ha inventato, scoperto e sviluppato imparando ad affrontare i suoi problemi di adattamento esterno e di integrazione interna, e che hanno funzionato abbastanza bene da poter essere considerati validi, e perciò tali da essere insegnati ai nuovi membri come il modo corretto di percepire, pensare e sentire in relazione a quei problemi». Schein

 

Secondo Westrum esistono diversi tipi di cultura organizzativa che si possono riassumere in:

  • Cultura organizzativa patologica: è la cultura in cui le nuove idee vengono represse, chi sbaglia viene ignorato o punito, le persone non vengono interpellate e se riportano un problema, loro stesse diventano il problema.
  • Cultura organizzativa burocratica: le nuove idee rappresentano un problema in quanto “si è sempre fatto così”. Le persone vengono ascoltate se non si può fare altrimenti, gli sbagli portano a rimedi provvisori e le responsabilità sono a compartimenti stagni.
  • Cultura organizzativa proattiva: le nuove idee sono le benvenute, è l’azienda a ricercare attivamente le informazioni, si educa a riferire i problemi, le responsabilità è condivisa, gli sbagli provocano riforme attive.

 

“La cultura si sviluppa intorno ai problemi interni ed esterni che i gruppi affrontano e diventa sempre più astratta fino a tradursi negli assunti generali e fondamentali sulla natura della realtà, del tempo, dello spazio, dell’attività e dei rapporti umani” (Schein)

Costruire una Just Culture: Promuovere la Sicurezza e l’Apprendimento

La cosiddetta “Just Culture” si può sviluppare solo nelle culture organizzative proattive, promuove un ambiente dove i dipendenti si sentono sicuri di segnalare problemi e contribuire al miglioramento continuo. 

Secondo Reason, autore del famosissimo libro Human Error, la Just Culture è “un’atmosfera di fiducia in cui le persone sono incoraggiate, o addirittura premiate, per fornire informazioni essenziali per la sicurezza ma in cui sono anche consapevoli di dove debba essere tracciata la linea tra comportamenti accettabili e inaccettabili”. 

Ciò si basa sul principio “errare humanum est” di Seneca, non si può quindi sfuggire agli errori ma bisogna imparare da questi e non punire chi li compie ad eccezione degli errori valutati oggettivamente come inaccettabili che riguardano: la negligenza grave, le infrazioni intenzionali e le azioni lesive.

I 3 Pilastri dell’Ergonomia: Fisica, Cognitiva e Organizzativa

Gli studi alla base di questo approccio, che rendono possibile tale cambio di mentalità, si basano sugli aspetti dei fattori umani, ispirati ad una concezione sempre più ampia dell’ergonomia quale scienza che non esamina solo l’interazione fisica uomo-macchina-ambiente di lavoro, ma che include anche aspetti psicologici e comportamentali. 

 

“L’ergonomia (o fattori umani) è la disciplina scientifica che studia l’interazione tra l’uomo e gli altri elementi di un sistema ed applica teorie, principi, dati e metodi al progetto con lo scopo di accrescere il benessere dell’uomo e la performance complessiva del sistema” (IEA, 2000).

 

Sempre secondo la definizione della IEA (International Ergonomics Association), l’ergonomia comprende tre ambiti principali:

  1. Ergonomia fisica: riguarda la progettazione di attrezzature e ambienti di lavoro per ridurre il rischio di infortuni e di malattie lavoro correlate. 
  2. Ergonomia cognitiva: in Conflux la conosciamo bene! Include gli aspetti della UX e HCI (Human-Computer Interaction), focalizzandosi su come le persone interagiscono con i sistemi e come migliorare questa interazione.
  3. Ergonomia organizzativa: si concentra sulla creazione di un ambiente di lavoro che supporti il team al meglio, rendendo i processi più fluidi e riducendo lo stress.

 

Diverse norme tecniche danno indicazioni su come progettare i sistemi di lavoro. Ad esempio, la norma UNI EN ISO 6385/2017 – Principi ergonomici di progettazione dei sistemi di lavoro, stabilisce i principi fondamentali di ergonomia, fornendo le linee guida di base per la progettazione dei sistemi di lavoro. 

La norma descrive un approccio integrato e sistemico alla progettazione con attenzione verso le persone, al benessere umano, alla sicurezza e alla salute. In questo approccio è importante lo sviluppo di competenze esistenti e l’acquisizione di nuove, per rendere possibile un miglioramento continuo. 

I Concetti Chiave dell’Ergonomia Organizzativa

L’ergonomia organizzativa si concentra su come i sistemi e i processi aziendali possono essere progettati per migliorare il benessere dei dipendenti e l’efficienza complessiva.

I concetti chiave sono:

  • Adattamento dei processi di lavoro alle persone: non è la persona che deve adattarsi al lavoro ma al contrario i processi devono essere progettati in modo da adattarsi alle capacità e ai limiti dei membri del team. Ciò riduce il rischio di sovraccarico e permette a tutti di dare il meglio.
  • Coinvolgimento del team: coinvolgere attivamente le persone nelle decisioni li fa sentire parte integrante del successo dell’azienda, aumentando l’engagement e la soddisfazione, oltre al fatto che sono le persone stesse del team a conoscere i problemi che si possono riscontrare e quindi possono dare un contributo più mirato. 

Feedback e iterazione: adottare un ciclo continuo di feedback ci permette di essere flessibili e affrontare le difficoltà prima che effettivamente si verifichino.

Strumenti e Tecniche Pratiche per Implementare l’Ergonomia Organizzativa

Esistono vari metodi e strumenti per implementare l’ergonomia organizzativa, che possono essere combinati tra loro per ottenere i migliori risultati. Sono strumenti e metodi che conosciamo bene e che utilizziamo anche nei progetti con i nostri clienti. 

Ad esempio, si possono utilizzare:

  • Workshop di co-design: coinvolgendo direttamente il team nella progettazione dei processi per co-creare le soluzioni. L’approccio co-design serve a rafforzare anche il senso di appartenenza e partecipazione.
  • Analisi dei flussi di lavoro: utilizzando i principi e gli strumenti dell’ergonomia organizzativa per identificare e rimuovere inefficienze, garantendo che i processi siano adattati alle esigenze del nostro team.
  • Strumenti di feedback: implementando strumenti per raccogliere costantemente input e feedback dal team e utilizzando queste informazioni per strutturare nuove soluzioni da monitorare costantemente.
  • Design thinking: metodologia che pone l’utente al centro del processo di progettazione. Il design thinking si basa su cinque fasi principali (empatizzare, definire, ideare, prototipare e testare). Questo processo non lineare e iterativo ci permette di adattarci rapidamente ai cambiamenti.

Caso Studio: Come Abbiamo Trasformato la Nostra Azienda con l’Ergonomia Organizzativa

Portiamo un esempio concreto. 

Una rapida crescita aziendale ha portato alla revisione della nostra struttura organizzativa interna portandola dall’essere una struttura organizzativa flat a una struttura organizzativa a team. 

Una modifica simile, impatta su tutte le attività, incluse regole, ruoli e responsabilità e determina anche un cambio nel flusso delle informazioni all’interno dell’azienda.

È essenziale dunque, monitorare questo cambiamento e renderlo sempre più efficiente. 

Non sempre si riesce a giocare d’anticipo e prevedere (e quindi prevenire) tutti i possibili errori. 

Abbiamo iniziato questo articolo parlando di Just Culture. 

La Just Culture, di fronte ad un errore, si chiede: cosa è successo? Perché? Cosa possiamo fare per evitare il suo ripetersi?

Ed è proprio da qui che siamo partiti con la nostra analisi. 

 

Una volta che ci siamo resi conto di una inefficienza nel nostro processo di gestione interna dei progetti e dello staffing, abbiamo iniziato con una mappatura dell’intero processo attuale. 

Per farlo ci siamo avvalsi di una rivisitazione della FMEA, una metodologia utilizzata per analizzare i processi che può essere usata anche in fase preventiva. 

Seguendo le fasi di questa metodologia abbiamo scomposto il processo in sottoinsiemi più semplici. Per ognuno di questi abbiamo elencato tutti i possibili pain point dividendoli in cause ed effetti. 

Abbiamo integrato la FMEA, in un altro modello di processo di progettazione: il Double Diamond

 

Per avere un punto di vista più ampio possibile e per validare questa mappatura, abbiamo strutturato una survey inviata a tutti noi (fase analitica divergente). 

In seguito, con un team di 6 persone del middle management, tra Team Leaders e Project Managers, abbiamo svolto un’attività di discussione della mappatura e per ogni pain point abbiamo valutato la probabilità di accadimento, la gravità dell’effetto e la facilità con la quale tale errore possa essere intercettato (fase analitica convergente). 

Tutto questo permette di individuare l’indice di priorità del rischio (RPN). 

Gli errori percepiti con una priorità più alta sono stati quindi analizzati dando il via alla fase creativa divergente dove sono state date risposte diverse al problema chiaramente definito alla ricerca di diverse soluzioni. 

Infine la fase creativa convergente ha visto una selezione di soluzioni da portare al nostro manager per decidere quale di queste mettere in campo. 

 

Ora non ci resta che monitorare i risultati!

Vuoi discutere del tema trattato insieme ad uno dei nostri esperti?

Mandaci un’email a sales@weareconflux.com per coordinare un incontro!

  • Business
  • UX

Team Conflux

Condividi

    Contattaci subito per il tuo progetto UX!

    *Campo obbligatorio