L’arte del badge: creare pass per eventi che stimolano connessioni e aumentano il ROI

Un badge ben progettato favorisce l’interazione tra i partecipanti e massimizza il ROI di un evento. Esploriamo le migliori pratiche di UX e UI Design, l’importanza dei codici QR, della leggibilità e della personalizzazione.

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Gli eventi sono un elemento fondamentale nella comunicazione tra il mercato e le imprese. Tramite l’offerta di contenuti di qualità, queste occasioni di incontro si rivelano uno strumento efficace per attirare tutti gli stakeholder. Spesso gli organizzatori si concentrano sul programma, gli ospiti e la promozione dell’evento, trascurando l’importanza di badge ben progettati, essenziali per facilitare le connessioni tra i partecipanti.

In questo articolo, esploreremo l’arte del badge, analizzando gli elementi chiave per un design ottimale e basandoci sulla nostra expertise come agenzia UX. Scopriremo come colori o simboli, font, materiali e tecnologie come i codici QR possono contribuire a creare pass che migliorano l’esperienza dei partecipanti, massimizzano il ROI e lasciano un’impressione positiva dell’evento.

Massimizzare il ROI degli sponsor con i badge per eventi

La capacità di favorire l’interazione tra i partecipanti è indice del valore e del successo della manifestazione non solo per gli ospiti o gli organizzatori, ma soprattutto per gli sponsor, che hanno come obiettivo un buon ritorno sull’investimento (ROI).  Chi organizza deve tenere presente che le aziende che sponsorizzano l’evento sono i clienti principali e che, investendo, si aspettano di ottenere l’opportunità di entrare in contatto con nuove aziende e potenziali clienti. Un badge ben progettato è uno strumento essenziale per facilitare connessioni immediate e pertinenti, massimizzando il ROI per gli sponsor. Ad esempio, un pass personalizzato, progettato per essere accessibile, potrebbe utilizzare sia colori identificativi sia altri elementi distintivi, come icone o testi, per indicare il ruolo dei partecipanti. Questa soluzione facilita il riconoscimento da parte di tutti, inclusi coloro con difficoltà visive, e permette di sfruttare al massimo le opportunità di networking.

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Service Design: migliorare l’esperienza dell’evento con i badge

Se l’industria degli eventi vuole evolvere e migliorare l’esperienza di tutti i partecipanti (ospiti e stakeholder), deve abbracciare il Service Design. Questo approccio alla progettazione di servizi è focalizzato sull’esperienza dell’utente e sul miglioramento dell’interazione tra clienti e fornitori, e valorizza l’importanza delle relazioni e delle connessioni commerciali. Il Service Design di un evento include elementi fondamentali come la progettazione intuitiva dei pass, la segmentazione visiva dei partecipanti, l’accessibilità delle informazioni e la facilità di identificazione dei ruoli. Tutti aspetti che migliorano l’efficacia delle interazioni e il successo commerciale degli eventi.

Molto spesso, l’esperienza del partecipante viene sminuita da badge inadeguati, progettati senza pensare al loro vero ruolo. Il pass non è solo uno strumento per permettere l’accesso o monitorare le presenze: è un elemento chiave per facilitare le connessioni tra i partecipanti e, soprattutto, per soddisfare la necessità degli sponsor di ottenere un ritorno su quanto investito. In particolare, un contrassegno ben ideato con colori identificativi e informazioni chiare può permettere ai partecipanti di riconoscere rapidamente il ruolo di chi hanno di fronte, facilitando l’inizio di conversazioni mirate e proficue. Questo tipo di interazione aiuta a creare connessioni significative, rendendo l’evento più produttivo per tutti gli attori coinvolti.

Parlando della qualità dell’esperienza vissuta durante un evento da tutti i partecipanti, è importante affrontare bene anche il tema dell’accessibilità. È fondamentale garantire che tutti i pass siano progettati per essere utilizzabili da chiunque, evitando colori e font illeggibili per le persone con disabilità. Inoltre, una corretta progettazione basata sul principio di inclusività elimina qualsiasi forma di discriminazione sociale dal badge.

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Il badge come  elemento fondamentale per l’interazione commerciale

Chi organizza spesso non considera il pass dalla prospettiva delle persone che parteciperanno, in particolare quella degli espositori. L’industria degli eventi è ancora troppo concentrata sul numero degli ingressi, ignorando che è la qualità del ritorno sugli investimenti per gli sponsor a fare davvero la differenza. Gli espositori non sono interessati alla presenza di gadget scenografici, ma a fare contatti e a generare opportunità di business.

Il pass rappresenta una delle poche opportunità per facilitare le connessioni durante un evento. La sua funzione è quella di permettere agli espositori di identificare velocemente il tipo di partecipante di fronte a loro, consentendo un’interazione mirata. Questo è fondamentale per non sprecare tempo e risorse.

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Progettazione dei badge: le regole che dovresti seguire

Il pass deve essere progettato tenendo sempre in considerazione alcune regole precise, che possano renderlo effettivamente uno strumento efficace a supporto delle dinamiche commerciali e della facilitazione dei contatti.

Le giuste dimensioni di un badge

Un pass efficace deve essere grande abbastanza da essere leggibile da 3-5 metri di distanza. Questo significa una dimensione minima di 15×10 cm, che permetta di vedere il nome dell’azienda e del partecipante senza sforzo. In questo modo, permettiamo agli espositori di identificare rapidamente chi è di fronte a loro senza la necessità di avvicinarsi troppo, cosa che potrebbe risultare invadente. Un badge troppo piccolo rischia di rendere difficile questa identificazione, compromettendo l’efficacia della connessione.

I testi sul badge: grandezza e leggibilità

Secondo vari studi scientifici, la dimensione minima del carattere leggibile da una distanza di 3 metri è di circa 1,5-2 cm. Studi condotti dalla United States Sign Council Foundation e pubblicati sull’Interdisciplinary Journal of Signage and Wayfinding indicano che per garantire una lettura confortevole e visibile da tale distanza, questa dimensione risulta essere la soglia minima sostenibile (Journal of Vision, ShareOK Journals). Al di sotto di queste dimensioni, la leggibilità può essere compromessa, anche in presenza di alto contrasto tra testo e sfondo. Per garantire una leggibilità ottimale dei testi più rilevanti, è raccomandabile utilizzare caratteri di dimensioni vicine ai 3 cm.

Uno sfondo neutro, preferibilmente bianco o di un colore chiaro, migliora la leggibilità del testo. Nel caso si scelga di differenziare i badge per tipo di partecipante utilizzando colori, è importante mantenere un buon contrasto tra il testo e lo sfondo e aggiungere altri elementi distintivi, come icone o etichette testuali, per garantire l’accessibilità a tutti (Bullough J.D. 2017). Meglio evitare sfondi troppo elaborati o con colori accesi che potrebbero distrarre l’attenzione dal contenuto principale o influire sulla facilità di lettura. Fattori come il contrasto tra il font e lo sfondo, la luminosità del font e la complessità visiva di sfondi troppo elaborati e con colori accesi influiscono sulla comprensibilità dei testi. Considerati questi elementi, per garantire la lettura a 3 metri di distanza potrebbe essere necessario aumentare la dimensione del font (Journal of Vision, August 2011).

La leggibilità è fondamentale. La grandezza e il peso del font devono garantire che il pass sia leggibile anche a distanza. Inoltre, sono essenziali per creare una gerarchia delle informazioni, privilegiando l’identificazione del tipo di azienda a cui appartiene il partecipante e in secondo luogo la posizione ricoperta. Nella scelta dello stile del font, infine, in genere meglio preferire i Serif ed evitare di utilizzare il grassetto per testi troppo piccoli (ScienceDaily, 2016). Da non sottovalutare anche la qualità stampa, che deve essere professionale e non improvvisata in loco. In particolare, poi, stampare i pass durante il check in all’evento, oltre a produrre spesso risultati scadenti, genera lunghe attese e influisce negativamente sull’esperienza.

Loghi e corporate identity degli sponsor nel pass

Il pass deve garantire una chiara visibilità del brand dell’espositore/sponsor, ponendo particolare attenzione a questo, piuttosto che concentrarsi esclusivamente sul brand dell’evento.

Il focus rimane sulla corporate identity degli sponsor, garantendo una posizione chiara e strategica del logo sul badge. I contenuti sono essenziali e limitati in quantità per mantenere il badge pulito e facilmente fruibile. Un inconveniente pratico che spesso si verifica è il non riuscire a leggere il nome del partecipante, perché il badge è capovolto verso la parte frontale con le informazioni principali. Per evitare questo, bisognerebbe rendere fronte e retro speculari, garantendo sempre la massima utilità dello strumento e una lettura immediata delle informazioni.

Organizzare la disposizione dei loghi

Nel caso in cui ci siano molti loghi da inserire, questi possono essere leggermente rimpiccioliti per garantire un aspetto equilibrato, omettendoli nel caso in cui siano numerosi e compromettano la leggibilità delle informazioni principali. Pur riconoscendo l’importanza di garantire visibilità ai brand, esistono altri modi per valorizzarli all’interno dell’evento senza compromettere la chiarezza del pass. In questo modo, estetica e funzionalità si bilanciano, offrendo un design pulito e una fruizione immediata, senza sacrificare la visibilità delle informazioni cruciali.

Riferimenti ai Brand della Holding

Spesso le grandi aziende partecipano sotto il nome della holding, rendendo difficile per gli espositori capire quali marchi sono rappresentati. In questi casi, il pass dovrebbe riportare anche i principali brand del gruppo. Ad esempio, Stellantis potrebbe includere Alfa Romeo e Iveco. Questa informazione è essenziale per gli sponsor, poiché la loro value proposition commerciale potrebbe essere adatta a un brand specifico della holding, ma non ad un altro appartenente allo stesso gruppo.

Colori identificativi per facilitare l’interazione dei partecipanti

Ogni pass deve avere un codice colore identificativo che permetta di capire immediatamente il tipo di partecipante. Ad esempio, si potrebbero utilizzare colori specifici per ogni categoria di partecipante, come il blu per le aziende, il verde per gli espositori e il rosso per i giornalisti, in modo da migliorare la comprensione e facilitare l’identificazione rapida. Questa distinzione visiva è fondamentale per permettere agli espositori di individuare rapidamente i potenziali clienti, ottimizzando il tempo a disposizione. I colori utilizzati devono essere facilmente distinguibili e non creare confusione; ad esempio, tonalità molto simili potrebbero risultare difficili da differenziare a distanza. È consigliabile utilizzare colori saturi e ad alto contrasto per migliorare la visibilità.

QR code con informazioni utili

I QR code sono spesso presenti sui pass per raccogliere informazioni dei visitatori. Perché risultino efficaci dovrebbero includere il numero di telefono, oltre all’email. Gli sponsor, infatti, hanno bisogno di contattare direttamente i potenziali clienti, e l’esperienza dimostra che il tasso di risposta è molto più alto quando si utilizza anche il telefono. Inoltre, sarebbe utile includere un QR code che reindirizzi al profilo LinkedIn del partecipante, insieme alle informazioni anagrafiche es. in formato V-card, per facilitare ulteriormente le connessioni.

Creare codici QR che contengano tutte questi dati è semplice e veloce, grazie ai numerosi strumenti online disponibili. Assicuriamoci di scegliere un’immagine di alta qualità, per evitare problemi di scansione, e di posizionarla in un punto ben visibile sul badge, per un’esperienza utente ottimale.

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Oltre le app e la serendipity degli incontri

Negli ultimi anni, molte soluzioni digitali hanno tentato di migliorare l’interazione agli eventi, come le app per pianificare incontri. Tuttavia, l‘elemento più importante di un evento è ancora la serendipity, cioè la possibilità di incontri casuali e non pianificati, che spesso si rivelano estremamente proficui. Le app, oltre a presentare spesso una user experience obsoleta, non possono sostituire l’opportunità offerta da un evento fisico in cui l’interazione visiva e la comunicazione spontanea è favorita da un pass ben progettato. Gli organizzatori dovrebbero cogliere questa occasione per aumentare il valore di congressi e fiere per tutti gli stakeholder. Se l’industria degli eventi vuole evolvere, deve abbracciare un approccio di Service Design che metta al centro l’esperienza di tutti i partecipanti, valorizzando l’importanza delle relazioni e delle connessioni commerciali.

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Ottieni il nostro design kit gratuito per creare un pass efficace per il tuo evento

In Conflux, abbiamo riflettuto a lungo su queste problematiche e abbiamo deciso di offrire il nostro contributo come designer per migliorare questo aspetto essenziale degli eventi. Abbiamo creato un design kit, disponibile gratuitamente, per aiutare chiunque desideri organizzare eventi a realizzare pass ben progettati e funzionali, seguendo queste linee guida. Riteniamo che eventi ben progettati siano nell’interesse di tutte le industrie in Italia, e per questo speriamo che gli organizzatori di eventi possano beneficiare del nostro kit.

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